Czy zarządca ma udostępniać dokumenty wspólnoty?

2019-01-03

Coraz więcej członków wspólnot mieszkaniowych, zadaje sobie pytanie, czy zarządca wspólnoty ma obowiązek udostępniać wszystkim właścicielom lokali dokumentację, czy też wystarczy, że udostępni on ją w swojej siedzibie. W poniższym artykule odpowiemy na to pytanie.


Co mówi prawo?

Na początku dokładnie przeanalizujmy obowiązujące zapisy prawne. Według nich (art. 29 ust. 3 UWL), właściciele poszczególnych lokali mają prawo kontrolować pracę zarządcy. Oczywiście w tym celu mogą oni kontrolować i monitorować wszelkie przedłożone im dokumenty wspólnoty. Zapisy te nie wyjaśniają jednak do końca samego zagadnienia, dając pole manewru zarówno samym właścicielom, jak i zarządcom.


Co może właściciel?

Podstawowym prawem właściciela lokalu, jest wgląd w dokumentację wspólnoty. Zdarza się jednak, że będzie on chciał uzyskać kserokopię dokumentów. Zwłaszcza, jeśli interesująca go treść, będzie na tyle złożona, że trudno będzie ją zapamiętać podczas jednego spotkania. Przedstawienie dokumentów w formie kserokopii będzie korzystne dla właściciela również w kontekście dalszej analizy zawartej w dokumentacji treści. Korzystanie z pomocy np. prawnika w siedzibie zarządcy nie jest zbyt wygodne, toteż lepszym rozwiązaniem będzie skopiowanie ich zawartości.


Dane wspólnoty a ochrona danych osobowych

Oczywiście proces uzyskiwania wymaganych dokumentów przez właścicieli lokali nie jest taki łatwy. Zarządcy często odmawiają ich wydania, zasłaniając się przepisami wynikającymi z ochrony danych osobowych (popularne RODO). Argument ten nie ma jednak zwykle podstaw prawnych.

Przepisy jasno wskazują, że wskazówki dotyczące ochrony danych osobowych (a już na pewno RODO), nie obejmują czynności związanych z prawnym dostępem poszczególnych organów do określonych informacji. Tym samym, jeśli w przepisach prawa właściciel lokalu ma prawo do kontroli zarządu (również w formie analizy treści dokumentów), to takie prawo jest niezbywalne i to niezależnie od stopnia ochrony danych osobowych.

Bardzo ważne jest np. to, w jakim zakresie właściciel żąda wyżej wymienionych informacji. Jeśli wnioskuje on wyłącznie o określony zakres danych, zarządca nie ma obowiązku przedstawiać mu wszystkich informacji, które wychodzą poza ów zakres. 


Współpraca ponad wszystko

Według przepisów prawa, nieruchomość musi być zarządzana zgodnie z zasadami współpracy (art. 27 UWL). Oznacza to, że obydwie strony, to znaczy właściciele i zarząd, muszą ze sobą współpracować na zasadzie wzajemnego poszanowania i przejrzystości działań. Na pytanie zadane w tytule, należy odpowiedzieć w pełnej zgodzie z tą zasadą. Tym samym, zarządca "sam od siebie" nie ma obowiązku generowania kserokopii dokumentów wspólnoty i przedstawiania ich właścicielom. Niemniej, dostęp do nich musi być zawsze zapewniony a jeśli właściciel złoży taki wniosek, to dokumentacja ta musi być przedstawiona również w formie kserokopii, fotokopii itd.


Podsumowując, wszystko opiera się na dobrej chęci obydwu stron. Jakiekolwiek występujące w tym kontekście wątpliwości, muszą być od razu wyjaśnione pomiędzy właścicielami a zarządem.


Źródło: www.gerente.pl 




Wydanie nr 77/2019 z dnia 18.03.2019 ISSN: 2391 – 6214