Czy w umowie cywilnoprawnej zawieranej z osobą fizyczną należy zawrzeć zapisy dotyczące ochrony danych? Jeśli tak, to jakie powinny być to zapisy? Czy należy wydać takiej osobie upoważnienie i inne dokumenty (np. oświadczenie o zapoznaniu z polityką bezpieczeństwa)? Wyjaśniamy wątpliwości związane przetwarzaniem danych przez osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Warunkiem legalnego przetwarzania danych osobowych pracobiorcy nie musi być jego zgoda. Przetwarzanie jest bowiem niezbędne dla prawidłowej realizacji umowy i powinno być ograniczone do tego celu. W treści umowy można poinformować pracobiorcę, że dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z RODO. Niezależnie od powyższego zalecane będzie wypełnienie obowiązku informacyjnego względem zatrudnionego – w ramach zawieranej umowy lub w osobnym dokumencie.

Praca może być świadczona zarówno na podstawie stosunku pracy jak również w oparciu o elastyczne formy zatrudnienia, tak jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Zatrudnienie opierające się na konstrukcji stosunku pracy, którego najpowszechniejszą formą jest umowa o pracę jest najpewniej uregulowane, w tym w zakresie przetwarzania danych osobowych na potrzeby relacji pracodawca - pracownik.

Inaczej wygląda to w przypadku zatrudniania pracownicy na podstawie umów prawa cywilnego. Niezależnie od tego, że zarówno w przypadku umowy o pracę jak również umowy prawa cywilnego pracobiorca jest zobowiązany do wykonania określonej pracy na rzecz zatrudniającego, nie ma możliwości stosowania bezpośrednich analogii w zakresie przetwarzania danych osobowych. Należy bowiem pamiętać, że zakres danych osobowych niezbędnych na potrzeby zatrudniania pracownika wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy, czego nie można powiedzieć w przypadku cywilnoprawnych form zatrudniania.

Zawieranie umowy cywilnoprawnej nie będzie wiązało się z koniecznością uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych osoby zatrudnionej. Należy bowiem pamiętać że przetwarzanie to jest niezbędne do prawidłowej realizacji takiej umowy. Nie można oczywiście wykluczyć sytuacji wyjątkowych kiedy zgoda będzie wymagana - przykładowo gdy podmiot zlecający będzie chciał wykorzystać wizerunek zatrudnionego na przykład do celów promocyjnych.

Przetwarzanie jest zgodne z prawem jeżeli jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

Niezależnie od braku obowiązku pozyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją umowy cywilnoprawnej, warto w treści umowy umieścić zapis informujący, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia RODO oraz że przetwarzanie będzie ograniczone wyłącznie do niezbędnych potrzeb związanych z zatrudnieniem pracobiorcy – na potrzeby współpracy. W treści umowy można również zamieścić zapisy odnoszące się do ochrony informacji, które będą przekazywane pracobiorcy w związku z realizacją umowy – które podlegają szczególnej ochronie (przykładowo dotyczące kwestii technicznych, technologicznych) których ujawnienie mogłoby narazić zatrudniającego na szkodę.

Niezależnie od powyższego warto przygotować dla osoby zatrudnianej klauzulę informacyjną na podstawie art 13 Rozporządzenia RODO. W braku szczególnych uregulowań, klauzula taka może być umieszczona w treści umowy, może być jej integralnym załącznikiem. Obowiązek informacyjny może być również spełniony w sposób zupełnie niezależny - przykładowo poprzez odesłanie osoby zatrudnionej do klauzuli informacyjnej znajdującej się na stronie internetowej podmiotu zatrudniającego.

Czytaj też:

RODO a umowy zlecenia – jak zrealizować obowiązek informacyjny?

Sprawdź, czy konieczne jest dostosowanie umów cywilnoprawnych zawartych przed 25 maja 2018 r.

  

Podstawa prawna

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 6, art. 13.

 

Sebastian Kryczka

prawnik, ekspert portalu PoradyODO.pl